Inhoud
1. Stamgegevens
2. Algemeen Relaties
4. Invoer debiteuren / klanten
1. Stamgegevens
2. Algemeen relaties
Algemeen
Elk bedrijf of elk persoon waarvan u adresgegevens vast wilt leggen, is een relatie. Behalve adresgegevens legt u per relatie ook gegevens vast betreffende communicatie en contactpersonen. Vervolgens kunt u per relatie aangeven of deze relatie een debiteur, een klant, een crediteur of een leverancier is. Meerdere ‘relatietypes’ zijn mogelijk. Verder zijn vaste relatie types aanwezig voor inkoopverenigingen, vertegenwoordigers, fabrikanten en vervoerders. U kunt zelf ook nog relatietypes aanmaken (bijvoorbeeld voor prospects) en vervolgens koppelen aan een relatie. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor mailings. Per relatie kunt u op het tabblad [Relatietypes] zien welke types voor de betreffende relatie gedefinieerd zijn.
Onderscheid debiteur en klant
Een debiteur is degene die de factuur ontvangt en de klant is degene die de goederen ontvangt. Dit kan dezelfde relatie zijn. Indien een bedrijf verschillende filialen heeft, dan wordt elk filiaal een klant. Het hoofdkantoor is dan in feite de debiteur. Bij een klant moet de koppeling naar een debiteur gelegd worden (om te kunnen factureren). De debiteur moet daartoe eerst aangemaakt zijn. Verkooporderinvoer voor een relatie is pas mogelijk zodra klantgegevens (en debiteur gegevens) zijn vastgelegd.
De systematiek is flexibel opgezet. Zo kan een filiaal (van een hoofdkantoor) ook een debiteur zijn, indien het filiaal een bepaalde zelfstandigheid heeft en zelf de facturen moet ontvangen.
Inkoopvereniging
Indien u werkt met de module Inkoopverenigingen, dient u deze als relatie en als debiteur te registreren. Bij het invoeren van de relaties dient u de inkoopvereniging als zodanig te registreren door er een code aan te geven. Hiermee wordt de relatie in de achtergrond gemarkeerd met het relatietype ‘inkoopvereniging’. Deze code gebruikt u om leden (uw klanten) aan een inkoopvereniging te koppelen (zie invoer klantgegevens).
Onderscheid crediteur en leverancier en fabrikant
Een crediteur is degene die een factuur stuurt en de leverancier is degene die de goederen levert. Voor kostencrediteuren hoeft u dan ook geen leveranciersgegevens in te vullen. Crediteur en leverancier kunnen dezelfde relatie zijn. Bij een leverancier moet de koppeling naar een crediteur gelegd worden (om een koppeling naar de inkoopfactuur te kunnen maken). De crediteur moet daartoe eerst aangemaakt zijn.
Apart kan ook nog een fabrikant worden geregistreerd. Dit is degene die de productie verzorgt en kan dezelfde zijn als de leverancier. Bij het vastleggen van artikelgegevens moet bij de inkoopgegevens leverancier en fabrikant verplicht worden geregistreerd.
Nummering
Het is mogelijk met een algemeen relatienummer te werken of met een relatienummer per relatietype. De keuze hiervoor kan ingesteld worden bij het programma Algemene relatiecode [menu: Systeembeheer | Systeembeheer relaties].
Elk nummer is alfanumeriek. U dient daar rekening mee te houden met het toekennen van nummers. Het is mogelijk om debiteurnummers en klantnummers onafhankelijk van elkaar door te nummer. Om e.e.a. overzichtelijk te houden is het raadzaam om zoveel mogelijk een overeenkomstige nummering te hanteren en bijvoorbeeld bij debiteuren met verschillende filialen (i.c. klanten) een ‘toevoeging’ op het nummer te gebruiken in het klantnummer. Voor debiteur ‘1234’ kan bijbehorende klant filiaal 1 het klantnummer ‘1234-01’ krijgen.
Invoeren van gegevens in XL-ENZ
In deze documentatie worden velden aangegeven, die bij het invoeren van relaties van toepassing zijn. De benaming van de veldnamen staat op het scherm aangegeven in zwart of rood. De kleur rood geeft aan of ingave van het betreffende stamgegeven verplicht is bij het invoeren van een relatie. Verder staat soms een ‘verrekijker’ aangegeven naast een veld. Dit geeft aan of sprake is van een stambestand. U kunt dan zoeken naar de reeds vastgelegde waarden.
De gegevens die u per debiteur of klant invoert zijn de vaste gegevens. Diverse van de financiële en verkoopgegevens worden opgenomen in de verkooporders. U kunt die gegevens dan per order wijzigen. Overeenkomstig is dit ook van toepassing voor de crediteuren en leveranciers in combinatie met inkooporders.
Selecteren schermen
Voor het invoeren van relatiegegevens doorloopt u verschillende schermen. Standaard worden deze binnen één venster opgestart m.u.v. het onderdeel ‘klanten’. U kunt er ook voor kiezen om onderdelen buiten het venster van het invoerprogramma voor relaties op te starten. Dat doet u door eerst met de rechtermuisknop op het betreffende onderdeel te klikken. Er komt dan een ‘>’-teken achter het onderdeel te staan. Indien u het onderdeel vervolgens selecteert (met de linkermuisknop) start het onderdeel in een apart venster op. U kunt dit weer ongedaan maken door nogmaals met de rechtermuisknop op het betreffende onderdeel te klikken. Dit werkt momenteel nog niet voor het onderdeel ‘klanten’. Dit onderdeel wordt altijd in een apart venster gestart.
Eigen velden
Het is mogelijk om extra informatie toe te voegen bij de verschillende onderdelen van de relatiegegevens. Deze functionaliteit is opgenomen in de module Eigen Velden. U kunt dan zelf definiëren welke informatie u aanvullend vast wilt leggen. Hiertoe zal een apart tabblad bij het betreffende onderdeel verschijnen. De informatie die u vastlegt in de eigen velden komt verder nergens in de standaard applicatie terug.
