1. Invoer Relaties

2. Algemeen

3. Communicatie

4. Contacten

1. Invoer Relaties

Menupad: Relaties | Basis relaties | Relaties

Dit onderdeel heeft betrekking op de NAW-gegevens, de communicatie met de relatie en de contactpersonen van de relatie.

2. Algemeen

Dit betreft de adresgegevens van de relatie.

• Naam
• Tweede deel naam
• Adres – Dit betreft niet de postbus (zie hierna). Let op bij ingave dat straatnaam, huisnummer en toevoeging op huisnummer gescheiden velden zijn.
• Huisnummer
• Toevoeging
• Extra adresregel
• Postcode
• Plaats
• Land
• Staat – Ingave is alleen verplicht indien u in dit bij het stambestand van het land heeft aangegeven.
• Taal – Dit is de taal waarin u met de relatie zult communiceren.
• Globaal locatienummer – Dit is het unieke nummer dat wordt gebruikt in EDI (Electronic Data Interchange) berichten voor de relatie.
• Postbusnummer – Dit is het nummer van de postbus (alleen het nummer). Indien de relatie geen postbus heeft, hoeft dit niet gevuld te worden. Bij debiteuren geldt dat de facturen automatisch naar een postbus gestuurd zullen worden, indien dit gegeven gevuld is.
• Postcode postbus
• Plaats postbus
• Land postbus
• Staat postbus

Indien u heeft aangegeven dat u met een centraal relatienummer wilt werken [menu: Systeembeheer | Systeembeheer relaties | Onderhoud algemene relatiecode] dan bent u verplicht bij het aanmaken van een relatie bij Relatiecode een nummer op te geven. Bij het voornoemde programma is het ook mogelijk om aan te geven dat u met een automatische nummering wilt werken. U kunt daarvoor dan op de knop Genereer nieuw nummer klikken.

Indien u zelf een nummer ingeeft, dan mag dat geen bestaand nummer zijn. Het systeem zal dat controleren bij het opslaan van de relatiegegevens. Indien u zelf een nummer ingeeft, dan zal dat geen gevolgen hebben voor het automatische volgnummer. Het nummer zal dan wel overgeslagen worden wanneer het op een gegeven moment in de automatische volgnummering valt.

3. Communicatie

Dit betreft de ‘algemene’ communicatie met de relatie. In een apart onderdeel kunt u specifieke communicatie vastleggen per contactpersoon (zie hierna). Het is mogelijk een koppeling vanuit XL‑ENZ te maken met de webbrowser zodat u bijvoorbeeld vanuit het communicatiescherm direct naar de website van de klant kunt gaan. Deze mogelijkheid kunt u ook creëren door een koppeling te maken tussen XL-ENZ en uw e-mail account.

• Communicatietype – Bij de stamgegevens kunt u zelf verschillende communicatietypes definiëren (bijvoorbeeld telefoon, fax, e-mail, website). Deze moeten aangemaakt zijn om hier te kunnen selecteren.
• Waarde
• Opmerking

4. Contacten

Per relatie kunnen meerdere contacten vast gelegd worden. Per contact kunt u de persoonlijke communicatietypes vastleggen (indien afwijkend van de algemene). U kunt contacten ook koppelen aan een afdeling (bijvoorbeeld voor mailings).

Tab [Algemeen]

• Contactcode
• Voornaam
• Achternaam
• Initialen
• Aanhef

Tab [Communicatie]

• Communicatietype – Dit betreft de persoonlijke communicatietypes voor de betreffende contactpersoon. Deze moeten aangemaakt zijn om hier te kunnen selecteren.
• Opmerkingen
• Nummer of adres

Tab [Afdelingen]

Bij de stamgegevens kunt u zelf verschillende afdelingen definiëren. Via een zgn. ‘point & shoot’ kunt u één of meerdere afdelingen selecteren, waarvoor de betreffende contactpersoon werkzaam is. Deze registratie is niet verplicht.